Selon le RGPD, archiver ses informations de façon physique est une obligation légale à laquelle toutes les entreprises doivent s’en tenir. Cependant, à mesure que le temps passe, les documents conservés perdent leur nécessité et occupent inutilement de la place.

C’est pourquoi la plupart d’entre elles se retrouvent confrontées à des charges élevées liées au stockage des archivages. Face à un tel problème, la meilleure solution qui s’offre à elles est le déstockage. Dans cet article, nous vous disons pourquoi les entreprises doivent procéder au désarchivage de leurs documents.

Désarchivage de documents : Définition

Le désarchivage consiste à détruire des documents qui sont devenus obsolètes au sein d’une entreprise.

Il peut s’agir des factures, des dossiers financiers et autres. Au fil du temps, certains des fichiers archivés prennent de la place inutilement et ne sont plus d’actualité. C’est dans cette optique qu’il devient nécessaire et important de les détruire.

Le désarchivage permet en premier lieu de libérer de l’espace dans les locaux de l’entreprise. En plus, il permet de recycler certains papiers archivés, et inscrit l’entreprise dans une dynamique de responsabilité écologique. Il permet aussi de réduire les coûts liés à l’archivage.

Désarchiver ses données : Comment s’y prendre ?

Pour réaliser le désarchivage, il est préférable de solliciter une entreprise spécialisée dans ce domaine.

Tout de même, il est possible de fédérer les collaborateurs ou employés autour de cette tâche. Néanmoins, certaines règles doivent être respectées dans le processus. Les archives ont une durée de vie de 2 à 30 ans en fonction du type de documents dont il s’agit. Une connaissance parfaite des types de fichiers à détruire est importante. Voilà pourquoi un spécialiste sera parfait pour cette tâche.

Quelques avantages du désarchivage

  • Geste écologique

En réalité, les déchets issus du désarchivage sont acheminés vers les organismes spécialisés pour leur destruction complète ou pour le recyclage de certains papiers qui sont transformés en papiers neufs, prêts à être utilisés. De plus, après ce processus, certaines entreprises reçoivent une certification tenant lieu de ce désarchivage écologique, ce qui leur permet de s’inscrire dans une dynamique écologique pour la protection de l’environnement.

  • Economies sur les frais de stockage

La destruction des archives permet aux entreprises de faire de réelles économies sur les frais relatifs à la gestion des dossiers. En effet, grâce au désarchivage, il n’y a plus lieu d’investir une importante somme dans l’achat des boîtes d’archivage. 

De plus, les fichiers sont recyclés et réutilisés, ce qui fait un bon retour pour l’entreprise. D’un autre côté, des archives trop importantes limitent le temps de travail et de productivité des collaborateurs et des employés.

Si vous avez besoin de réaliser une telle action, trouvez le bon prestataire. En fonction de vos besoins, ce dernier pourra choisir la méthode qui lui semble convenable.

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