Au fil des années, le volume des documents échangés au sein des entreprises ne cesse d’augmenter.  En effet, pour maintenir leurs activités au beau fixe, elles se doivent de communiquer en permanence. Mais que faire lorsqu’on se retrouve face à une telle situation ? C’est à ce moment qu’intervient l’archivage numérique. Dans cet article, nous vous montrerons comment bien gérer vos documents.

Qu’est-ce que l’archivage numérique ?

Comme son nom l’indique, l’archivage numérique est une opération qui consiste à conserver des fichiers sous forme électronique dans le but de les rendre accessibles et exploitables à tout moment.

Elle prend en compte plusieurs types de documents dont les factures, les emails, les contrats, etc.

Ainsi, pour les entreprises, cette solution représente un enjeu important car elle leur permet de gagner en performance, de faire des économies. De plus, en numérisant vos documents, vous vous aligner d’office à la loi en vigueur pour la conservation des données d’entreprise.

Cela peut vous éviter de payer de lourdes amendes car vous serez à même de présenter vos documents à l’administration fiscale.

Gérer ses documents : Comment procéder ?

L’amélioration et l’adaptation des processus documentaires de l’entreprise sont souvent nécessaires pour mieux gérer ses archives. Ainsi, depuis l’émission des documents jusqu’à leur destruction, nous avons répertorié 4 grandes étapes applicables à tout projet d’archivage de documents  :

  • L’identification et l’authentification 

Elles permettent de vérifier la valeur d’un document, et de fixer le délai de conservation en fonction de la juste obligation légale et/ou règle de conservation propre à l’entreprise.

  • L’archivage 

À proprement parler, il sert à maintenir le document dans des conditions optimales de conservation et de sécurité, et sur ce point, il est à noter que le choix d’une solution d’archivage numérique peut présenter des avantages.

  • La consultation des archives

Il est question de mettre en place un système de droits et d’autorisations pour consulter des archives (qu’il s’agisse d’archives papier ou numériques), et parfois d’un registre.

  • Le classement final ou la destruction des documents en fin de cycle.

A quel moment peut-on qualifier un archivage numérique de document réussi ?

Si l’archivage électronique des documents est intéressant pour vos performances et le budget de l’entreprise, il faut néanmoins prendre garde à conserver la valeur probante des documents conservés. Ainsi, voici 5 clés de l’archivage numérique :

  • Pérennité : les documents doivent rester lisibles sans altération durant toute la durée de conservation.
  • Confidentialité : les documents ne doivent être accessibles qu’aux personnes concernées.
  • Réversibilité : les documents doivent pouvoir être récupérés à tout moment par l’entreprise.
  • Disponibilité : les documents doivent pouvoir être récupérés à tout moment par les utilisateurs en vue d’être utilisés.
  • Intégrité : les documents ne doivent pas être modifiés dans le temps et l’entreprise doit être en mesure de le prouver. Des systèmes d’horodatage et de journalisation doivent donc être mis en place.

Nous espérons que ces informations vous ont été utiles. Si vous souhaitez connaître les meilleures solutions d’archivage numérique, n’hésitez pas à solliciter l’aide d’un prestataire informatique expérimenté et fiable comme CNCR GROUP. Spécialisés aussi en protection de données et de capital digital, nous vous proposons des solutions et des services sur-mesure !

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